Ejemplo de Papeles de Trabajo Según Manual de Auditoria Interna Gubernamental

clase: 19/09/2015

PAPELES DE TRABAJO

Es el conjunto de cédulas y documentos en los cuales el auditor interno registra de forma permanente los datos e información obtenidos, y la evidencia en la cual se basan las conclusiones y resultados de las pruebas realizadas.

Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planificación, ejecución y el informe de auditoría, y son la base para emitir opinión sobre el área o cuenta examinada; además constituye la prueba del trabajo realizado y el soporte del contenido del informe.
El contenido de los papeles de trabajo es confidencial.
Los papeles de trabajo, en trámite judicial, son el soporte del asunto que se investiga, y se constituyen en una prueba legal.

OBJETIVOS

· Facilitar la labor de revisión y supervisión del trabajo.

· Ayudar a adoptar un enfoque disciplinado y uniforme en las tareas.

· Registrar los resultados de las pruebas aplicadas, y las evidencias sobre los hallazgos de auditoría.

RESPONSABLES

· Auditores internos

· Supervisores

· Director de Auditoría Interna.

PROCEDIMIENTO

Preparación: Los papeles de trabajo deben ser preparados en forma limpia, sin

lastimadura del papel, y escritos a lápiz para efectuar fácilmente las correcciones necesarias durante el desarrollo de las pruebas.

Los papeles de trabajo deben ser archivados en forma ordenada.

Incluirán los datos de forma clara y concisa.

Deben identificar claramente la entidad, área o cuenta bajo examen.

TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO

· De integración de la información

· De análisis de datos

· De Soporte

AUDITORIA DE UNA ENTIDAD DESCENTRALIZADA

En ese sentido el Estado para realizar sus funciones de carácter social, se auxilia de entidades que se encuentran parcial o totalmente fuera del esquema de gobierno, conocidas como entidades autónomas descentralizadas, las cuales giran en torno a diversas actividades económicas, para realizar sus fines, las políticas, programas, objetivos y metas juegan un papel importante y para cumplir sus funciones es de vital importancia contar con los recursos económicos necesarios.

Sector Público no Financiero Comprende a las instituciones públicas tanto de la Administración Central como de los gobiernos locales, que producen bienes y servicios comercializables o no, incluidas las de seguridad social que no están dedicadas a efectuar transacciones financieras en el mercado, consistentes en adquirir activos y emitir pasivos.

ENTIDADES AUTÓNOMAS DESCENTRALIZADAS

Los organismos descentralizados son aquellos que se han creado para ejecutar programas especiales y que poseen cierto grado de descentralización funcional por razones de mayor agilidad en la ejecución de sus actividades.

EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES

Y REGLAMENTARIAS.

Consiste en la evaluación del cumplimiento de disposiciones, normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables, a las que estén afectos los organismos, entidades, programas, proyectos, servicios, actividades y funciones.

Esta evaluación es importante, debido a que forma parte del proceso de rendición de cuentas de los funcionarios y empleados públicos responsables de la administración de los mismos.

Para evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos el auditor interno está obligado a conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad  auditada y la existencia de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicación de la ley, normas y reglamentos, que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.

OBJETIVOS

· Conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad a auditar y la posibilidad de que ocurran actos ilícitos e irregulares.

· Conocer las características de las normas y reglamentos internos de la Entidad a auditar, para identificar la existencia de posibles irregularidades en las operaciones y resultados de la gestión e información financiera.

· Determinar áreas críticas que servirán de base para definir los objetivos y Alcance de la auditoría a realizar.

· Determinar si la entidad cumple satisfactoriamente con todos los aspectos legales aplicables.

PROCEDIMIENTO
La evaluación del cumplimiento de las disposiciones y aspectos legales aplicables a la entidad auditada, se podrá hacer en dos momentos, dependiendo de la magnitud de la entidad: interina y final, a través de los siguientes procedimientos:

Auditoría interina: La evaluación interina de los aspectos legales, normativos y reglamentarios aplicables a la entidad a auditar, es importante debido a que permite conocer oportunamente las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad y de posibles actos ilícitos e irregulares.

La planificación de la auditoría interina debe prever, como parte de la familiarización con la entidad y con el área evaluada, la identificación y análisis de las leyes, normas y regulaciones que le son aplicables, para lo cual se procederá de la siguiente manera:

Conocimiento de la naturaleza de la entidad Es importante conocer la naturaleza de la entidad, (de gobierno central, descentralizada, autónoma, otros organismos, municipal, etc,) así como sus funciones, ya que dependiendo de qué tipo de entidad se trate o qué funciones realiza, se identificará la reglamentación específica a la que esté afecta, además de su normativa interna.

Conocimiento de las regulaciones generales y específicas Existen regulaciones de tipo general y específica, que el supervisor, y el auditor interno, deben conocer para llevar a cabo una adecuada evaluación de los aspectos legales.

Identificación de las fuentes de evidencia La principal fuente de evidencia para identificar las leyes, normas y demás regulaciones aplicables a toda entidad, lo constituye el archivo permanente que debe tener organizado y actualizado en cada Unidad de Auditoría Interna, por lo que el mismo debe ser consultado para obtener la información disponible.

Evaluación de las fuentes de evidencia La información obtenida debe ser objeto de evaluación para determinar, con base en la naturaleza de la entidad y sus funciones, qué leyes o normas tienen mayor incidencia o aplicabilidad, y por lo tanto, cualquier incumplimiento o desviación.

Evaluación preliminar A través de los diferentes medios de evaluación del control interno, se debe dejar evidencia de la existencia y conocimiento de las disposiciones legales específicas a las que esté sujeta la entidad.

Aplicación de pruebas de cumplimiento Son las pruebas que se deben aplicar para evaluar el cumplimiento de las leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, con las cuales se conocerán las cacterísticas y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicaciones de la ley.

Programa de Auditoría La aplicación de pruebas de cumplimiento, se debe ejecutar a través de un programa de auditoría, que permita obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, para conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir.

Pruebas Sustantivas Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables y administrativos, e información financiera y administrativa.

Hallazgos Los posibles hallazgos identificados como consecuencia del incumplimiento de leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, deben ser discutidos con los responsables del área evaluada, así como con el personal técnico para corroborar los mismos, ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.

Ciclo Presupuestario

Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos

Crear normas y procedimientos para transparentar el ejercicio de la administración pública y asegurar la observancia estricta de los preceptos constitucionales y legales en el ejercicio de las funciones públicas estatales.
Evitar el desvió de los recursos, bienes, fondos y valores públicos en perjuicio de los intereses del Estado; establecer los mecanismos de control patrimonial de los funcionarios y empleados públicos durante el ejercicio de sus cargos.
Prevenir el aprovechamiento personal o cualquier forma de enriquecimiento ilícito de las personas al servicio del Estado y de otras personas individuales o jurídicas que manejen, administren, custodien, recauden e inviertan fondos o valores públicos, determinando la responsabilidad en que incurran.

Responsables
• Los dignatarios, autoridades, funcionarios y empleados públicos que por elección popular nombramiento, contrato presten sus servicios en el Estado y sus organismos

• Los miembros de juntas directivas, directores, gerentes, administradores y demás personas relacionadas con la recaudación, custodia, administración, manejo e inversión de fondos y valores de las entidades que reciban aportes o subvenciones del Estado.

• Los contratistas de obras públicas que inviertan o administren fondos del Estado y sus organismos.

Bienes Tutelados

• El patrimonio público, de conformidad con el artículo 121 de la Constitución Política de la Republica.

• Los aportes que realiza el Estado, sus organismos, las municipalidades y sus empresas, las entidades públicas autónomas y descentralizadas, a las entidades y personas jurídicas, así como los fondos que estas recauden entre el público para fines de interés social.

Principios de probidad

• El cumplimiento estricto de los preceptos constitucionales y legales,

• El ejercicio de la función administrativa con transparencia,

• La preeminencia del interés público sobre el privado;

Responsabilidad Administrativa

Es administrativa cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario, así mismo cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y demás disposiciones legales a la institución estatal ante la cual están obligados.

Responsabilidad Civil
La responsabilidad civil es generada por acción u omisión que con intención o por negligencia, imprudencia, impericia o abuso de poder, se cometa en perjuicio y daño del patrimonio público independiente de la responsabilidad penal que se genere.

Responsabilidad Penal
Genera responsabilidad penal la decisión, resolución, acción u omisión realizada por los funcionarios públicos y que de conformidad con la ley penal vigente, constituyan delitos o faltas.

Pueden optar a cargos públicos
Ciudadanos guatemaltecos que reúnan cualidades necesarias. Estas deben ser fundadas en méritos de capacidad, idoneidad y honradez.
Impedimentos para optar a cargos y empleos públicos (Articulo 16)
• Quienes no reúnan las calidades y requisitos para el ejercicio del cargo.
• Quienes habiendo recaudado no tengan la constancia de solvencia de la institución donde prestó sus servicios y de la Contraloría de cuentas.
• Quienes hayan renunciado o perdido la nacionalidad.
• Quienes hayan sido inhabilitados para ejercer cargos públicos.

PROHIBICIONES DE LOS FUNCIONARIOS PUBLICOS

Aprovechar el cargo o empleo para conseguir o procurar servicios especiales, nombramientos o beneficios personales, a favor de sus familiares o terceros mediando o no remuneración.
Solicitar o aceptar directamente o por interpósita persona, dádivas, regalos, pago, honorarios o cualquier otro tipo de emolumentos adicionales a los que normalmente percibe por el desempeño de sus labores.

A funcionarios públicos con relación a terceros.
Recibir directa o indirectamente, beneficios originados de contratos, concesiones o franquicias que celebre u otorgue el Estado, sus organismos, las municipalidades y sus empresas o las entidades autónomas y descentralizadas.

Arto. 23 Requisitos de la declaración.
La CGC extiende un formulario con la información que se debe llenar.

1. Nombre del solicitante.

2. Nombre completo del cónyuge.

3. Relación de Ingresos del último año.

4. Identificación de cuentas corrientes y de ahorros en Guatemala.

5. Relación detallada de los bienes y derechos vigentes de toda la familia.

6. Relación detallada de las credenciales y obligaciones vigentes.

7. Información sobre sociedad conyugal vigente o sociedad de hecho.

Que es la Ley Orgánica del presupuesto?

Es el conjunto de leyes que tiene por finalidad normar los sistemas presupuestarios, de contabilidad integrada gubernamental, de tesorería y de crédito público de Guatemala, de acuerdo al Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala.

Objetivos
• Sistematizar los procesos de programación, gestión y evaluación de los resultados del sector público.

• Desarrollar y mantener sistemas integrados que proporcionen información oportuna y confiable sobre el comportamiento de la ejecución física y financiera del sector público.

• Velar por el uso eficaz y eficiente del crédito público, coordinando los programas de desembolso y utilización de los recursos.

Esta ley será aplicada a:

• Los Organismos del Estado

• Las Entidades descentralizadas y autónomas

• Las del tiempo la forma en que se elabora el presupuesto ha ido mejorando, antes el presupuesto de las instituciones indicaba ¿Quién gastaba? y ¿Qué se compraba? Ahora aplicamos la técnica del presupuesto por programas que nos dice que bienes o servicios las entidades públicas ponen a disposición de las personas. De esa cuenta encontramos los llamados programas que agrupan todas las actividades necesarias para que las entidades públicas cumplan con los objetivos planteados en la elaboración de cada presupuesto. demás instituciones que conformen el sector publico

• Las Empresas cualquiera sea su forma de organización cuyo capital este conformado mayoritariamente con aportaciones del Estado.

El presupuesto es el límite de gastos que una entidad puede realizar durante un año, de acuerdo a los ingresos que espera recibir, y debe ser la expresión financiera de los programas y proyectos que ejecutará para alcanzar los objetivos del plan de gobierno.

¿Por qué es necesario elaborar un Presupuesto?

En el sector público, la elaboración del presupuesto permite estimar los recursos con que contaremos y distribuirlos de acuerdo a las prioridades del gobierno entre las distintas instituciones. Indica el límite de gasto de cada entidad, para realizar las actividades requeridas para alcanzar sus planes y objetivos a través de sus programas y proyectos.