Es un legajo que se organizará con los papeles de trabajo elaborados y obtenidos en la última auditoría practicada, que tienen vigencia de un año, y que sirvieron de evidencia en la comunicación de información durante el proceso de ejecución del trabajo y como soporte del informe final de la auditoría.
Asimismo, estos documentos sirven para una adecuada administración de la ejecución de la auditoría, y cuando procede, para el trámite de acciones legales y administrativas
OBJETIVOS
Facilitar la administración de todos los documentos que sirvieron de evidencia, comunicación e información durante la ejecución de la auditoría.
Servir de apoyo para la planificación de auditorías subsecuentes.
RESPONSABLES
Director de Auditoría Interna
Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y apoyo para que organicen el archivo corriente oportuna y técnicamente, de acuerdo a la metodología establecida en la presente guía.
Supervisor
Debe velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir, desde el inicio de la auditoría, durante la ejecución del trabajo y hasta su terminación, de acuerdo a la metodología implementada, ejecutando una labor de seguimiento oportuno y permanente en todo el proceso de la auditoría.
Auditores
Son responsables de organizar toda la información y documentación que comprenderá el archivo corriente en el proceso de la auditoría.
PROCEDIMIENTO
La estructura básica del archivo corriente es la siguiente:
• Planificación
• Informe
• Acciones legales
• Administrativo
El contenido básico del archivo corriente es el siguiente:
Carátula
Contenido (Índice)
Planificación
En esta área se deben archivar todos aquellos papeles, documentos y otros que sirvieron de base para planificar la auditoría, que como mínimo debe incluir lo siguiente:
• Papeles de Trabajo que sirvieron para la elaboración del memorando de planificación.
- Familiarización
- Programa para realizar la visita preliminar
- Evaluación preliminar del control interno
- Evaluación aspectos legales, normativos y reglamentarios
• Memorando de Planificación Específica
• Programas de auditoría.
• Cuestionarios de control interno
Contraloría General de Cuentas Nuestro Compromiso: Calidad del Gasto
Informe
En esta área se deben archivar todos los documentos relacionados con el informe, de la siguiente manera:
• Resumen Gerencial
• Informe Final de la auditoría debidamente referenciado a papeles de trabajo.
• Borradores del Informe, con evidencia de revisión por el Supervisor, y Director de Auditoría (tantas copias, como fueran necesarias de acuerdo al proceso de revisión)
Acciones Legales
En esta área se deben archivar todos los documentos que originaron alguna acción legal o administrativa derivada de la auditoría, siendo los siguientes:
• Actas suscritas
• Solicitudes de Sanciones
• Denuncias
• Otros
Administrativo
En esta área se debe archivar toda la documentación que sirvió para la obtención de evidencias y comunicación entre el equipo de auditoría y la entidad auditada, tales como: correspondencia interna y externa, confirmación con terceros, etc., de la siguiente manera:
• Nombramientos del personal asignado a la auditoría
• Carta de Representación (salvaguarda)
• Hoja de pendientes
• Hojas de revisión de papeles de trabajo
• Estados financieros de la entidad
• Comentarios de la administración
• Correspondencia interna, por áreas o cuentas examinadas.
Contraloría General de Cuentas Nuestro Compromiso:
Calidad del Gasto
• Correspondencia externa, por áreas o cuentas examinadas.
• Copias de confirmaciones efectuadas en la auditoría, por áreas y cuentas examinadas.
• Copias de reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros documentos que sirvieron para la obtención de evidencias, selección de muestras y para efectuar otras pruebas en la auditoría. (por áreas y cuentas examinadas)
