ARCHIVO PERMANENTE

Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías.

Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa, metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las auditorías. Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes. 

OBJETIVOS

• Facilitar el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la entidad.
• Documentar los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o contables que debieron observarse.
• Servir de fuente de consulta para la planificación de las auditorías.
• Facilitar la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones que se extienden a varios períodos.

RESPONSABLES

Director de Auditoría Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario para obtener la información que permita mantener actualizado el archivo permanente.

Además debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente se efectúe técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la Contraloría General de Cuentas.

Supervisor

Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditoría, y que se actualice en las auditorías recurrentes, en el proceso de familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.

Auditores

Deben apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la ejecución del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y actualice de acuerdo a la metodología implementada.

Asimismo, son responsables de obtener toda la información y documentación necesaria durante la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo permanente.

Funcionarios y empleados de la entidad

Deben proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma solicitados por el equipo de auditoría.