ARCHIVO CORRIENTE

Es un legajo que se organizará con los papeles de trabajo elaborados y obtenidos en la última auditoría practicada, que tienen vigencia de un año, y que sirvieron de evidencia en la comunicación de información durante el proceso de ejecución del trabajo y como soporte del informe final de la auditoría.

Asimismo, estos documentos sirven para una adecuada administración de la ejecución de la auditoría, y cuando procede, para el trámite de acciones legales y administrativas

OBJETIVOS

Facilitar la administración de todos los documentos que sirvieron de evidencia, comunicación e información durante la ejecución de la auditoría.

Servir de apoyo para la planificación de auditorías subsecuentes.

RESPONSABLES

Director de Auditoría Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y apoyo para que organicen el archivo corriente oportuna y técnicamente, de acuerdo a la metodología establecida en la presente guía.

Supervisor

Debe velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir, desde el inicio de la auditoría, durante la ejecución del trabajo y hasta su terminación, de acuerdo a la metodología implementada, ejecutando una labor de seguimiento oportuno y permanente en todo el proceso de la auditoría.

 Auditores

Son responsables de organizar toda la información y documentación que comprenderá el archivo corriente en el proceso de la auditoría.

PROCEDIMIENTO

La estructura básica del archivo corriente es la siguiente:

• Planificación

• Informe

• Acciones legales

• Administrativo

El contenido básico del archivo corriente es el siguiente:

Carátula

Contenido (Índice)

Planificación

En esta área se deben archivar todos aquellos papeles, documentos y otros que sirvieron de base para planificar la auditoría, que como mínimo debe incluir lo siguiente:

• Papeles de Trabajo que sirvieron para la elaboración del memorando de planificación.

- Familiarización

- Programa para realizar la visita preliminar

- Evaluación preliminar del control interno

- Evaluación aspectos legales, normativos y reglamentarios

• Memorando de Planificación Específica

• Programas de auditoría.

• Cuestionarios de control interno

Contraloría General de Cuentas Nuestro Compromiso: Calidad del Gasto 

Informe

En esta área se deben archivar todos los documentos relacionados con el informe, de la siguiente manera:

• Resumen Gerencial

• Informe Final de la auditoría debidamente referenciado a papeles de trabajo.

• Borradores del Informe, con evidencia de revisión por el Supervisor, y Director de Auditoría (tantas copias, como fueran necesarias de acuerdo al proceso de revisión)

Acciones Legales

En esta área se deben archivar todos los documentos que originaron alguna acción legal o administrativa derivada de la auditoría, siendo los siguientes:

• Actas suscritas

• Solicitudes de Sanciones

• Denuncias

• Otros

Administrativo

En esta área se debe archivar toda la documentación que sirvió para la obtención de evidencias y comunicación entre el equipo de auditoría y la entidad auditada, tales como: correspondencia interna y externa, confirmación con terceros, etc., de la siguiente manera:

• Nombramientos del personal asignado a la auditoría

• Carta de Representación (salvaguarda)

• Hoja de pendientes

• Hojas de revisión de papeles de trabajo

• Estados financieros de la entidad

• Comentarios de la administración

• Correspondencia interna, por áreas o cuentas examinadas.

Contraloría General de Cuentas Nuestro Compromiso: 

Calidad del Gasto 

• Correspondencia externa, por áreas o cuentas examinadas.

• Copias de confirmaciones efectuadas en la auditoría, por áreas y cuentas examinadas.

• Copias de reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros documentos que sirvieron para la obtención de evidencias, selección de muestras y para efectuar otras pruebas en la auditoría. (por áreas y cuentas examinadas)

• Otros

ARCHIVO PERMANENTE

Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías.

Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa, metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las auditorías. Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes. 

OBJETIVOS

• Facilitar el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la entidad.
• Documentar los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o contables que debieron observarse.
• Servir de fuente de consulta para la planificación de las auditorías.
• Facilitar la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones que se extienden a varios períodos.

RESPONSABLES

Director de Auditoría Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario para obtener la información que permita mantener actualizado el archivo permanente.

Además debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente se efectúe técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la Contraloría General de Cuentas.

Supervisor

Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditoría, y que se actualice en las auditorías recurrentes, en el proceso de familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.

Auditores

Deben apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la ejecución del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y actualice de acuerdo a la metodología implementada.

Asimismo, son responsables de obtener toda la información y documentación necesaria durante la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo permanente.

Funcionarios y empleados de la entidad

Deben proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma solicitados por el equipo de auditoría.

Supervision y Seguimiento de Recomendaciones

Supervision en el Proceso de Auditoria

LA SUPERVISION EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

La supervisión en forma general es la habilidad para trabajar con un grupo de personas sobre las que se ejerce autoridad, encaminada a obtener de ellos el máximo rendimiento y eficacia, es un esfuerzo combinado para llevar a buen cumplimiento el trabajo asignado. Se practica mejor en un ambiente propicio y de cooperación por parte de quienes intervienen, incluyendo naturalmente el supervisor.

En el proceso de auditoría, la supervisión es la función encargada de participar activamente en sus aspectos más importantes, así como de vigilar el trabajo de auditoría realizado por los miembros del equipo, con el propósito de que se cumplan los objetivos y metas programadas con sujeción a las disposiciones legales y normatividad vigente. La supervisión emite un juicio critico y orientador para el mantenimiento de la calidad del trabajo y proporciona a los miembros del equipo de auditoría que lo necesiten el entrenamiento necesario para ejecutar posteriores trabajos de mayor importancia y dificultad.

Niveles de Supervisión

Los niveles de supervisión en las actividades de auditoría gubernamental son ejercidos por diferentes funcionarios y empleados, en forma directa o indirecta y están constituidos por el Contralor General, Subcontralor, Director de Planificación y Evaluación Institucional, Director y Subdirector de la Unidad Operativa, Supervisor y Auditor Jefe de Equipo.

La supervisión es indispensable para la efectiva ejecución de cualquier examen y

se ejerce en sentido vertical. Para efectos de la auditoría gubernamental se establecen para el proceso de la auditoría, los siguientes niveles:

·         Auditor jefe de equipo

Distribuirá y orientará el trabajo de los miembros del equipo, revisará el contenido de los papeles de trabajo y la calidad de la evidencia preparada por los miembros del equipo. Actividad que podrá ser cumplida por cualquier integrante con experiencia para guiar las actividades asignadas a otros miembros del equipo menos experimentados.

·         Supervisor

Efectuará la supervisión sistemática y oportuna del trabajo realizado por el equipo de auditores, durante el proceso de la auditoría, así como, orientará y prestará la asistencia técnica requerida.

·         Director de la unidad operativa

Revisará el contenido del borrador del informe de auditoría, a base de los papeles de trabajo que considere necesarios, de aquellos exámenes que por la importancia relativa ameritan este hecho. Generalmente los informes son revisados por el subdirector o por un funcionario de la más alta jerarquía de la unidad operativa, quienes además ejercen el control de calidad interno.

d. Dirección de planificación y evaluación institucional En esta unidad se efectúa el control de calidad externo de los informes, memorando de antecedentes y síntesis.

·         Contralor o subcontralor

La aprobación, suscripción y trámite de los informes originados en las

Direcciones Regionales y Delegaciones Provinciales, estarán sujetos a las directrices que emita el Contralor General. El control de calidad de las labores de auditoría en todos los niveles, debe proporcionar la seguridad razonable de que el examen realizado cumple con la normativa vigente, para lo cual es aconsejable se adopte el criterio de supervisión en cadena entre los niveles antes citados.

Objetivos de la Supervisión

El Trabajo realizado por el equipo de auditores será supervisado en forma sistemática y oportuna durante el proceso de la auditoría para asegurar la adhesión a las normas profesionales.

Los auditores supervisores tendrán la responsabilidad de cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditoría reciba la orientación que garantice: la ejecución correcta del trabajo, el logro de los objetivos de la auditoría y la debida asistencia y entrenamiento en el trabajo. Igual situación deberá aplicarse a los consultores y especialistas contratados para colaborar con el equipo de auditores.

El ejercicio del control de calidad en la auditoría permite que las unidades de control de la Contraloría General del Estado, las unidades de auditoría interna y las firmas privadas de auditoría contratadas, ofrezcan una seguridad razonable respecto a la aplicación de políticas, procedimientos y técnicas que coadyuven el logro de los objetivos propuestos.

Auditoria de Entidades Centralizadas (definiciones)

INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES CENTRALIZADAS

 Está constituida por organismos de Estado que ejercen el poder legislativo, judicial y ejecutivo en todo el territorio nacional, y otras instituciones clasificadas dentro de la administración pública como Órganos de Control Jurídico Administrativo y Órganos de Control Político.

vale indicar que el Poder Ejecutivo es ejercido a través de la Presidencia de la República, Ministerios de Estado y Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo. Cada una de las instituciones mencionadas depende directamente del Presidente de la República.

En el ejercicio de sus funciones, los organismos que ejercen poderes soberanos del Estado pueden transferir poderes y toma de decisión hacia núcleos periféricos de la organización, dando origen a la categoría de Entidades Descentralizadas.

* FUNCIONES

•   La organización de las instituciones centralizadas es amplia y variada. En el organigrama que se presenta a continuación, se logra tener una visión resumida y compacta de la organización del Estado a nivel centralizado.

Organigrama de Entidades Centralizadas Fuente: Elaboración propia, acorde al Organigrama Estructural del Sector Publico de la República de Guatemala, Oficina Nacional de Servicio Civil, 2010. 

Los ministerios que existen en la actualidad, son:

ü  Ministerio de Relaciones Exteriores

ü  Ministerio de Gobernación

ü  Ministerio de la Defensa Nacional

ü  Ministerio de Finanzas Públicas

ü  Ministerio de Educación

ü  Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social

ü  Evaluación y Control al de Presidente de la República Vice Presidente de la República

ü  Ministerios Secretarías Direcciones Generales Consejos Nacional de Servicio Civil Unidad de Supervisión

ü  Evaluación y Control del Gasto Público del Organismo Ejecutivo

ü  Ministerio de Trabajo y Previsión Social

ü  Ministerio de Economía

ü  Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación

ü  Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda

ü  Ministerio de Energía y Minas

ü  Ministerio de Cultura y Deportes

Las secretarías que actualmente existen son:

ü  Secretaría Privada

ü  Secretaría de Coordinación Ejecutiva

ü  Secretaría de Comunicación Social

ü  Secretaría General

ü  Secretaría de Análisis Estratégico

ü  Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia

ü  Secretaría de la Paz

ü  Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología

ü  Secretaría de Asuntos Administrativos y de Seguridad

ü  Secretaría de Asuntos Agrarios

ü  Secretaría Presidencial de la Mujer

ü  Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional

ü  Secretaría de Bienestar Social

ü  Secretaría Ejecutiva de la Comisión contra las Adicciones y el Tráfico Ilícito de Drogas

NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Y NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

La Dirección de Contabilidad del Estado, facultado para dictar las Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero, por medio de Resolución 1-2003 incorporó las Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero, el cual adopta los Principios Básicos de Contabilidad, adoptadas por el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores en el pronunciamiento No. 1. Las Normas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.

Siendo estas las que regulan a todos los auditores tanto del sector gubernamental como a las firmas privadas de auditoría cuando realicen evaluaciones al sector gubernamental, ya que tienen un carácter obligatorio.

Ejemplo de Papeles de Trabajo Según Manual de Auditoria Interna Gubernamental

clase: 19/09/2015

PAPELES DE TRABAJO

Es el conjunto de cédulas y documentos en los cuales el auditor interno registra de forma permanente los datos e información obtenidos, y la evidencia en la cual se basan las conclusiones y resultados de las pruebas realizadas.

Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planificación, ejecución y el informe de auditoría, y son la base para emitir opinión sobre el área o cuenta examinada; además constituye la prueba del trabajo realizado y el soporte del contenido del informe.
El contenido de los papeles de trabajo es confidencial.
Los papeles de trabajo, en trámite judicial, son el soporte del asunto que se investiga, y se constituyen en una prueba legal.

OBJETIVOS

· Facilitar la labor de revisión y supervisión del trabajo.

· Ayudar a adoptar un enfoque disciplinado y uniforme en las tareas.

· Registrar los resultados de las pruebas aplicadas, y las evidencias sobre los hallazgos de auditoría.

RESPONSABLES

· Auditores internos

· Supervisores

· Director de Auditoría Interna.

PROCEDIMIENTO

Preparación: Los papeles de trabajo deben ser preparados en forma limpia, sin

lastimadura del papel, y escritos a lápiz para efectuar fácilmente las correcciones necesarias durante el desarrollo de las pruebas.

Los papeles de trabajo deben ser archivados en forma ordenada.

Incluirán los datos de forma clara y concisa.

Deben identificar claramente la entidad, área o cuenta bajo examen.

TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO

· De integración de la información

· De análisis de datos

· De Soporte

AUDITORIA DE UNA ENTIDAD DESCENTRALIZADA

En ese sentido el Estado para realizar sus funciones de carácter social, se auxilia de entidades que se encuentran parcial o totalmente fuera del esquema de gobierno, conocidas como entidades autónomas descentralizadas, las cuales giran en torno a diversas actividades económicas, para realizar sus fines, las políticas, programas, objetivos y metas juegan un papel importante y para cumplir sus funciones es de vital importancia contar con los recursos económicos necesarios.

Sector Público no Financiero Comprende a las instituciones públicas tanto de la Administración Central como de los gobiernos locales, que producen bienes y servicios comercializables o no, incluidas las de seguridad social que no están dedicadas a efectuar transacciones financieras en el mercado, consistentes en adquirir activos y emitir pasivos.

ENTIDADES AUTÓNOMAS DESCENTRALIZADAS

Los organismos descentralizados son aquellos que se han creado para ejecutar programas especiales y que poseen cierto grado de descentralización funcional por razones de mayor agilidad en la ejecución de sus actividades.