domingo, 11 de octubre de 2015
Comunicacion de Resultados
El Informe es el
documento formal en el que el auditor expresa su opinión sobre el resultado del
examen realizado, de acuerdo a Normas de Auditoría Interna Gubernamental.
Es el producto final
de la ejecución de una auditoría, el cual contiene un dictamen en el que se
emite opinión sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros,
sobre lo adecuado del control interno, la calidad de la gestión de una entidad, de un
programa, proyecto, actividad, etc. Contiene además los hallazgos de tipo
monetario, incumplimientos legales y deficiencias de control interno y sus
correspondientes recomendaciones.
Es un documento que
se debe elaborar técnicamente y con alta calidad profesional, que permita tomar
acciones correctivas necesarias en forma oportuna a través de las
recomendaciones que se señalan en el mismo.
OBJETIVOS
Presentar a las entidades auditadas,
resultados imparciales sobre la información financiera, el cumplimiento de
políticas, planes, programas y el ambiente de control interno de la entidad
examinada.
Opinar si los estados financieros se
han elaborado de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
y con criterios de sistemas integrados, aplicados en forma consistente con el
año anterior.
Facilitar la comprensión de los
hallazgos, presentándolos como una relación
ordenada de hechos que permitan tomar
las acciones legales y administrativas, en los casos de lesiones patrimoniales
o hechos que ameriten acciones judiciales, por parte de las autoridades
pertinentes y que motiven la implantación de recomendaciones.
Proporcionar recomendaciones para
mejorar los sistemas administrativos, financieros, técnicos, operativos y los
procesos de control e información.
Informar de los criterios técnicos que
permitieron formular las recomendaciones.
Servir como guía para
llevar a la práctica las recomendaciones formuladas.
RESPONSABLES
El Supervisor
Preparar los informes claros,
completos y oportunos, de acuerdo a los plazos definidos en la planificación
específica.
Documentar el contenido del informe,
de manera que los comentarios se fundamenten en hechos reales.
Velar porque el informe se elabore con
la técnica y calidad profesional necesaria, para evitar que su contenido sea
mal interpretado.
Velar porque el informe se elabore de
acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental.
Velar porque el borrador del informe
sea discutido conjuntamente, con el encargado y funcionarios responsables de la
entidad auditada.
Velar que el borrador del informe sea
entregado por el auditor para su revisión y autorización en forma oportuna.
Discutir en forma oportuna con el
auditor, los posibles cambios de tipo técnico y de forma que puedan presentarse
en la revisión, antes de ser traslado el informe al Director de Auditoría
Interna.
El Director de
Auditoría Interna
Discutir en forma oportuna con el
supervisor, los posibles cambios de tipo técnico y de forma que puedan
presentarse en la revisión, antes de ser presentado oficialmente el informe a
los responsables y autoridades superiores.
La Contraloría
General de Cuentas
Deben conocer y apoyar a los auditores
internos para que las recomendaciones se efectúen en los plazos y forma
convenidos.
Contenido
El contenido debe suministrar
suficiente información, que permita al usuario una adecuada interpretación de
los resultados.
Para cumplir con lo anterior, la
estructura y contenido del informe debe ser la
siguiente:
• Carátula
• Resumen Gerencial
• Contenido (Índice)
• Antecedentes
• Objetivos
• Alcance
• Dictamen
• Estados Financieros
• Notas a los Estados
Financieros
• Hallazgos Monetarios
y de Incumplimiento de aspectos legales
• Hallazgos de
Deficiencias de Control Interno
• Comentarios sobre el
estado actual de los hallazgos y las recomendaciones de auditorías anteriores.
• Detalle de
Funcionarios y Personal Responsable de la Entidad auditada
ARCHIVO CORRIENTE
Es un legajo que se organizará con los papeles de trabajo elaborados y obtenidos en la última auditoría practicada, que tienen vigencia de un año, y que sirvieron de evidencia en la comunicación de información durante el proceso de ejecución del trabajo y como soporte del informe final de la auditoría.
Asimismo, estos documentos sirven para una adecuada administración de la ejecución de la auditoría, y cuando procede, para el trámite de acciones legales y administrativas
OBJETIVOS
Facilitar la administración de todos los documentos que sirvieron de evidencia, comunicación e información durante la ejecución de la auditoría.
Servir de apoyo para la planificación de auditorías subsecuentes.
RESPONSABLES
Director de Auditoría Interna
Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y apoyo para que organicen el archivo corriente oportuna y técnicamente, de acuerdo a la metodología establecida en la presente guía.
Supervisor
Debe velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir, desde el inicio de la auditoría, durante la ejecución del trabajo y hasta su terminación, de acuerdo a la metodología implementada, ejecutando una labor de seguimiento oportuno y permanente en todo el proceso de la auditoría.
Auditores
Son responsables de organizar toda la información y documentación que comprenderá el archivo corriente en el proceso de la auditoría.
PROCEDIMIENTO
La estructura básica del archivo corriente es la siguiente:
• Planificación
• Informe
• Acciones legales
• Administrativo
El contenido básico del archivo corriente es el siguiente:
Carátula
Contenido (Índice)
Planificación
En esta área se deben archivar todos aquellos papeles, documentos y otros que sirvieron de base para planificar la auditoría, que como mínimo debe incluir lo siguiente:
• Papeles de Trabajo que sirvieron para la elaboración del memorando de planificación.
- Familiarización
- Programa para realizar la visita preliminar
- Evaluación preliminar del control interno
- Evaluación aspectos legales, normativos y reglamentarios
• Memorando de Planificación Específica
• Programas de auditoría.
• Cuestionarios de control interno
Contraloría General de Cuentas Nuestro Compromiso: Calidad del Gasto
Informe
En esta área se deben archivar todos los documentos relacionados con el informe, de la siguiente manera:
• Resumen Gerencial
• Informe Final de la auditoría debidamente referenciado a papeles de trabajo.
• Borradores del Informe, con evidencia de revisión por el Supervisor, y Director de Auditoría (tantas copias, como fueran necesarias de acuerdo al proceso de revisión)
Acciones Legales
En esta área se deben archivar todos los documentos que originaron alguna acción legal o administrativa derivada de la auditoría, siendo los siguientes:
• Actas suscritas
• Solicitudes de Sanciones
• Denuncias
• Otros
Administrativo
En esta área se debe archivar toda la documentación que sirvió para la obtención de evidencias y comunicación entre el equipo de auditoría y la entidad auditada, tales como: correspondencia interna y externa, confirmación con terceros, etc., de la siguiente manera:
• Nombramientos del personal asignado a la auditoría
• Carta de Representación (salvaguarda)
• Hoja de pendientes
• Hojas de revisión de papeles de trabajo
• Estados financieros de la entidad
• Comentarios de la administración
• Correspondencia interna, por áreas o cuentas examinadas.
Contraloría General de Cuentas Nuestro Compromiso:
Calidad del Gasto
• Correspondencia externa, por áreas o cuentas examinadas.
• Copias de confirmaciones efectuadas en la auditoría, por áreas y cuentas examinadas.
• Copias de reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros documentos que sirvieron para la obtención de evidencias, selección de muestras y para efectuar otras pruebas en la auditoría. (por áreas y cuentas examinadas)
• Otros
ARCHIVO PERMANENTE
Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías.
Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa, metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las auditorías. Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes.
OBJETIVOS
- Facilitar el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la entidad.
- Documentar los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o contables que debieron observarse.
- Servir de fuente de consulta para la planificación de las auditorías.
- Facilitar la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones que se extienden a varios períodos.
RESPONSABLES
Director de Auditoría Interna
Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario para obtener la información que permita mantener actualizado el archivo permanente.
Además debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente se efectúe técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la Contraloría General de Cuentas.
Supervisor
Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditoría, y que se actualice en las auditorías recurrentes, en el proceso de familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.
Auditores
Deben apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la ejecución del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y actualice de acuerdo a la metodología implementada.
Asimismo, son responsables de obtener toda la información y documentación necesaria durante la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo permanente.
Funcionarios y empleados de la entidad
Deben proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma solicitados por el equipo de auditoría.
Supervision en el Proceso de Auditoria
LA SUPERVISION EN EL PROCESO DE AUDITORÍA
La supervisión en forma general es la habilidad para trabajar con un grupo
de personas sobre las que se ejerce autoridad, encaminada a obtener de ellos el
máximo rendimiento y eficacia, es un esfuerzo combinado para llevar a buen
cumplimiento el trabajo asignado. Se practica mejor en un ambiente propicio y
de cooperación por parte de quienes intervienen, incluyendo naturalmente el
supervisor.
En el proceso de auditoría, la supervisión es la función encargada de
participar activamente en sus aspectos más importantes, así como de vigilar el
trabajo de auditoría realizado por los miembros del equipo, con el propósito de
que se cumplan los objetivos y metas programadas con sujeción a las
disposiciones legales y normatividad vigente. La supervisión emite un juicio
critico y orientador para el mantenimiento de la calidad del trabajo y
proporciona a los miembros del equipo de auditoría que lo necesiten el
entrenamiento necesario para ejecutar posteriores trabajos de mayor importancia
y dificultad.
Niveles de Supervisión
Los niveles de supervisión en las actividades de auditoría gubernamental
son ejercidos por diferentes funcionarios y empleados, en forma directa o
indirecta y están constituidos por el Contralor General, Subcontralor, Director
de Planificación y Evaluación Institucional, Director y Subdirector de la
Unidad Operativa, Supervisor y Auditor Jefe de Equipo.
La supervisión es indispensable para la efectiva ejecución de cualquier
examen y
se ejerce en sentido vertical. Para efectos de la auditoría gubernamental se
establecen para el proceso de la auditoría, los siguientes niveles:
·
Auditor jefe de equipo
Distribuirá y orientará el trabajo de los miembros del equipo, revisará el
contenido de los papeles de trabajo y la calidad de la evidencia preparada por
los miembros del equipo. Actividad que podrá ser cumplida por cualquier
integrante con experiencia para guiar las actividades asignadas a otros
miembros del equipo menos experimentados.
·
Supervisor
Efectuará la supervisión sistemática y oportuna del trabajo realizado por
el equipo de auditores, durante el proceso de la auditoría, así como, orientará
y prestará la asistencia técnica requerida.
·
Director de la unidad operativa
Revisará el contenido del borrador del informe de auditoría, a base de los
papeles de trabajo que considere necesarios, de aquellos exámenes que por la
importancia relativa ameritan este hecho. Generalmente los informes son
revisados por el subdirector o por un funcionario de la más alta jerarquía de
la unidad operativa, quienes además ejercen el control de calidad interno.
d. Dirección de planificación y evaluación institucional En esta unidad se
efectúa el control de calidad externo de los informes, memorando de
antecedentes y síntesis.
·
Contralor o subcontralor
La aprobación, suscripción y trámite de los informes originados en las
Direcciones Regionales y Delegaciones Provinciales, estarán sujetos a las
directrices que emita el Contralor General. El control de calidad de las
labores de auditoría en todos los niveles, debe proporcionar la seguridad
razonable de que el examen realizado cumple con la normativa vigente, para lo
cual es aconsejable se adopte el criterio de supervisión en cadena entre los
niveles antes citados.
Objetivos de la Supervisión
Auditoria de Entidades Centralizadas (definiciones)
INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES
CENTRALIZADAS
Está constituida
por organismos de Estado que ejercen el poder legislativo, judicial y ejecutivo
en todo el territorio nacional, y otras instituciones clasificadas dentro de la
administración pública como Órganos de Control Jurídico Administrativo y Órganos
de Control Político.
vale indicar que el Poder Ejecutivo es ejercido a través de la
Presidencia de la República, Ministerios de Estado y Secretarías y Otras
Dependencias del Ejecutivo. Cada una de las instituciones mencionadas depende
directamente del Presidente de la República.
En
el ejercicio de sus funciones, los organismos que ejercen poderes soberanos del
Estado pueden transferir poderes y toma de decisión hacia núcleos periféricos
de la organización, dando origen a la categoría de Entidades Descentralizadas.- La organización de las instituciones centralizadas es amplia y variada. En el organigrama que se presenta a continuación, se logra tener una visión resumida y compacta de la organización del Estado a nivel centralizado.
ü Ministerio
de Relaciones Exteriores
ü Ministerio
de Gobernación
ü Ministerio
de la Defensa Nacional
ü Ministerio
de Finanzas Públicas
ü Ministerio
de Educación
ü Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
ü Evaluación y Control al de Presidente de la República
Vice Presidente de la República
ü Ministerios Secretarías Direcciones Generales Consejos
Nacional de Servicio Civil Unidad de Supervisión
ü Evaluación y Control del Gasto Público del Organismo
Ejecutivo
ü Ministerio de Trabajo y Previsión Social
ü Ministerio
de Economía
ü Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación
ü Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y
Vivienda
ü Ministerio
de Energía y Minas
ü Ministerio de Cultura y Deportes
Las secretarías que actualmente
existen son:
ü Secretaría Privada
ü Secretaría de Coordinación Ejecutiva
ü Secretaría de Comunicación Social
ü Secretaría General
ü Secretaría de Análisis Estratégico
ü Secretaría de Planificación y Programación de la
Presidencia
ü Secretaría de la Paz
ü Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología
ü Secretaría de Asuntos Administrativos y de Seguridad
ü Secretaría de Asuntos Agrarios
ü Secretaría Presidencial de la Mujer
ü Secretaría de Seguridad Alimentaria y Nutricional
ü Secretaría de Bienestar Social
ü Secretaría Ejecutiva de la Comisión contra las
Adicciones y el Tráfico Ilícito de Drogas
NORMAS DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL Y NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
La Dirección de
Contabilidad del Estado, facultado para dictar las Normas de Contabilidad
Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero, por medio de
Resolución 1-2003 incorporó las Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental
para el Sector Público No Financiero, el cual adopta los Principios Básicos de
Contabilidad, adoptadas por el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y
Auditores en el pronunciamiento No. 1. Las Normas de Auditoría Gubernamental
emitidas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.
Siendo
estas las que regulan a todos los auditores tanto del sector gubernamental como
a las firmas privadas de auditoría cuando realicen evaluaciones al sector
gubernamental, ya que tienen un carácter obligatorio.
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